COVID-19 : Lời kêu gọi chuyển đổi số

Sự bùng phát COVID-19 là một thảm kịch sẽ có tác động lan rộng và lâu dài cho nhân loại và nền kinh tế toàn cầu của chúng ta.Đã 3 tháng trôi qua của năm 2020 và coronavirus (COVID-19) đã phá vỡ gần như tất cả các khía cạnh của cuộc sống. Mọi người cần phải thay đổi đáng kể cuộc sống hàng ngày của mình để thích nghi với những điều không bình thường, trong khi các doanh nghiệp phải chuẩn bị cho tác động kinh tế tiêu cực sẽ dẫn đến việc mọi người thay đổi thói quen trong tương lai ngắn hạn và cả dài hạn. Khi coronavirus tiếp tục lan rộng trên toàn thế giới, ngày càng nhiều doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ các mục tiêu tài chính của họ vì sự gián đoạn chuỗi cung ứng và giảm nhu cầu tiêu thụ của khách hàng.

Chúng ta cũng không rõ ràng đại dịch này sẽ kéo dài bao lâu, vì hiện tại chưa có vacxin ngăn ngừa để chống lại nó, cũng không rõ bất kỳ phương pháp điều trị nào đã được phê duyệt để  có thể làm chậm quá trình gây thiệt hại trên cơ thể con người. COVID-19 đã gây không ít xáo trộn trong cuộc sống người dân và xã hội.Hơn nữa nó sẽ làm thay đổi tất cả các cách tương tác giữa nội bộ doanh nghiệp và cả cách doanh nghiệp với khách hàng, đối tác trong ngắn hạn và có thể sẽ là mãi mãi trong dài hạn.

Một điều chúng ta thấy rất rõ ràng là COVID-19 sẽ tác động mạnh mẽ đến hầu hết con con người, doanh nghiệp trong nhiều tháng nay, có thể là nhiều năm sau này.

Đây sẽ không phải là một sự kiện ngắn hạn vì vậy các doanh nghiệp phải chuẩn bị cho một đoạn đường dài sau này, kể cả khi COVID-19 đã kết thúc

COVID-19 và doanh nghiệp số

CoronaVirus đang thay đổi hoàn toàn việc mua sắm, sản xuất cũng như tất cả các thói quen trong mối quan hệ kinh doanh, bên cạnh hành vi của người tiêu dùng. Các tổ chức doanh nghiệp đang học không chỉ làm việc từ xa mà còn thay đổi cách họ làm kinh doanh trở thành phân tán.

Sự bùng phát của coronavirus đã thay đổi thói quen mua hàng của người tiêu dùng và cách các tổ chức kinh doanh mãi mãi. Các dịch vụ mà chúng ta có thể sử dụng mà không cần rời khỏi nhà tiếp tục phát triển theo cấp số nhân mỗi ngày.

Nhiều công ty đã đầu tư đáng kể  vào công nghệ trong những năm gần đây vào chuyển đổi số để cải thiện việc ra quyết định, tăng sự nhanh nhẹn và tăng cường sự cộng tác giữa các nhóm làm việc quan trọng như nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp. Bây giờ những khoản đầu tư đó đang được thử nghiệm mạnh mẽ hơn khi các tổ chức thực thi các đối sách của họ đối với cuộc khủng hoảng sức khỏe cộng đồng COVID-19.

Những người tự cách ly hoặc cô lập với xã hội ngày càng bị thu hút bởi các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bởi các công ty khởi nghiệp khác nhau, từ giáo dục đến giải trí, từ mua sắm đến làm sạch và chăm sóc sức khỏe. Các cơ quan chính phủ đề xuất sử dụng ứng dụng chính phủ điện tử. Việc tiêu thụ dữ liệu internet cũng đang tăng nhanh.

Với suy nghĩ này, các doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng khả năng phục hồi hoạt động cần thiết để tồn tại trong thực tế mới này. Đại dịch COVID-19 đã cho thấy giá trị của chuyển đổi CNTT và kỹ thuật số và các tổ chức nên sử dụng thời gian này để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số.

IDC đã thực hiện một cuộc khảo sát tại Trung Quốc vào tháng trước và thu thập ý kiến ​​của 32 CXO trong 10 ngành công nghiệp về tác động của coronavirus mới đối với hoạt động kinh doanh của công ty, giá trị của CNTT và chuyển đổi số trong cuộc chiến chống lại sự bùng phát và các biện pháp chuyển đổi số mới sau đại dịch.

Đây là những gì IDC phát hiện: 3 tác động tiêu cực hàng đầu của COVID-19 đối với các doanh nghiệp là:

• Không có khả năng gặp trực tiếp khách hàng
• Hiệu suất bán hàng giảm đáng kể
• Không có khả năng tiếp tục sản xuất.

3 tác động tích cực hàng đầu của COVID-19 đối với doanh nghiệp là:

• Cải thiện khả năng hợp tác của công việc hợp tác đường dài và từ xa
• Nhận thức rộng rãi về giá trị của chuyển đổi số và công nghệ thông tin trong tất cả các nhân viên
• Tăng cường các khả năng tiếp thị trực tuyến và phát triển kinh doanh.

Ở các quốc gia như Ý, nơi mà các hạn chế để chống dịch COVID-19 đã mạnh hơn, quốc gia này đã cho thấy sự gia tăng mạnh mẽ trong học tập trực tuyến, phát hàng trực tuyến và mua sắm trực tuyến. Khi các công ty phát triển để trở nên “kỹ thuật số hơn”, ngày càng nhiều tương tác với khách hàng sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính hay là điện thoại hơn là trực tiếp.

Đối với lĩnh vực quản trị nhân sự, với các hình thức công việc hợp tác từ xa – Remote Working, các chuyên gia nhân sự của Business Cheif đã thống kê rằng với chiến lược lực lượng lao động từ xa, họ có thể tìm ra giải pháp cho rất nhiều thách thức về kinh doanh trong 20 năm qua;

• không giới hạn để tìm kiếm các nhân sự tài năng cho công ty
• giảm chi phí vận hành trên mỗi đầu người
• sự tham gia cộng tác của nhân viên nhiều hơn
• tiếp cận nguồn nhân sự tài năng toàn cầu dễ dàng hơn
• tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên
• giảm lượng khí thải carbon của một công ty tác động vào môi trường.

Sandy Shen, nhà phân tích giám đốc cấp cao của Gartner đã nói:  giá trị của các kênh, sản phẩm và hoạt động kỹ thuật số hiện giờ rất rõ ràng đối với các công ty ở khắp mọi nơi ngay tại thời điểm này.

Đây là một lời cảnh tỉnh cho các tổ chức đã tập trung quá nhiều vào nhu cầu hoạt động hàng ngày với các hoạt động ít tương tác số. Các doanh nghiệp có thể chuyển đổi năng lực công nghệ và đầu tư sang nền tảng kỹ thuật số sẽ giảm thiểu tác động của sự bùng phát và giữ cho các công ty của họ hoạt động trơn tru và trong thời gian dài sau này.

Hiện trạng doanh nghiệp đã sẵn sàng chuyển đổi số chưa ?

Khi sự cách ly xã hội trở nên gần như bắt buộc để hạn chế sự lây lan của virus, tuy nhiên hành động đã được chứng minh là khó thực hiện hơn vì nó phá vỡ chính cách chúng ta sống bấy lâu nay. Điều nay đã gây ảnh hưởng lớn đến nhiều công ty đã có thời gian vận hành dài trong lối truyền thống và trực tiếp, hiện tại đang chịu ảnh hưởng nặng nề vì COVID 19. Việc chuyển đổi số các hoạt động, cách chúng ta thực hiện các hoạt động hàng ngày và chuyển sang các chế độ hoạt động không tiếp xúc nhiều hơn trở thành một điều cần thiết chứ không phải là một điều xa xỉ nữa. Tuy nhiên liệu có dễ dàng như thế ?

Thực tế thì luôn có hai mặt, khi các công nghệ mới mang đến cơ hội mạnh mẽ cho các tổ chức, thì nó cũng đưa ra những thách thức. Tốc độ thay đổi trong CNTT là rất lớn vào thời điểm này và các bộ phận CNTT của các doanh nghiệp (nếu có) có vẻ tỏ ra bối rối không biết làm thế nào để chuẩn hóa lại toàn bộ hệ thống: máy tính, máy chủ, danh sách dài các ứng dụng hỗ trợ, sự tương tác tích hợp giữa các hệ thống, an toàn thông tin cho các hệ thống. Các thiết bị di động và công nghệ trên đám mây mang lại rất nhiều khả năng cũng cũng mang lại nhiều sự phức tạp về các thiết bị, nền tảng và ứng dụng cho các bộ phận CNTT và cả ban quản trị doanh nghiệp quản lý và bảo mật. Một số tổ chức biết nắm bắt nhanh thì đây không phải là rào cản lớn. Tuy nhiên, điều này đối với một số doanh nghiệp hầu như lại là những thách thức rất lớn vì đã quen với lối làm việc truyền thống, đặc biệt là dựa vào con người và giấy tờ sổ sách, các tư duy về quy trình làm việc đã lạc hậu. Và đối với nhiều tổ chức, những thách thức đó làm tăng thêm chi phí đáng kể: chi phí thuê và đào tạo công nhân có trình độ, mua cơ sở hạ tầng để hỗ trợ các công nghệ mới và giữ cho hệ thống luôn cập nhật, cùng sự an toàn.

Nghe có vẻ rất rối rắm, phức tạp và khiến cho nhiều nhà lãnh đạo nản lòng cho sự thay đổi này phải không. Thực tế không khó khăn như vậy, theo đánh giá của các chuyên gia thì những rào cản này không đáng lo ngại. Vì cùng với sự phát triển công nghệ, nhiều giải pháp dựa trên công nghệ đám mây đã ra đời để giúp các doanh nghiệp. Thay vì đấu tranh để bắt kịp với công nghệ, nhiều công ty đang chuyển sang các nhà cung cấp dịch vụ được quản lý để được giúp đỡ. Gánh nặng này có thể được giải quyết bằng cách tin tưởng một bên thứ ba, chẳng hạn như các đơn vị tích hợp hệ thống, các đơn vị cho thuê giải pháp (Subscription), để xử lý việc triển khai các giải pháp đám mây, ứng dụng ​​di động, công cụ cộng tác và bảo mật, các tổ chức có thể tập trung thời gian và nguồn lực của mình vào các mục tiêu kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp.

Nhưng câu hỏi vẫn là : Doanh nghiệp đã muốn thay đổi chưa ?

Lực lượng lao động làm việc từ xa đã sẵn sàng ?

Sự thay đổi mạnh mẽ trong chuyển đổi số đòi hỏi các doanh nghiệp phải vận hành dịch vụ phải có tư duy, quy trình và công cụ phù hợp. Có thể hiểu được, hầu hết các doanh nghiệp thiếu lực lượng nhân sự để cho phép họ đạt hiệu quả trong thời gian như vậy.

Phong cách làm việc “Số”  linh hoạt mới hướng tới giải quyết thách thức cân bằng công việc/cuộc sống phát sinh trong thế giới hiện đại của chúng ta. Chúng ta thường nghe “Toàn cầu hóa” có nghĩa là nhu cầu giao tiếp với các đồng nghiệp trên toàn thế giới và ở các múi giờ khác nhau đã kéo dài ranh giới của ngày làm việc bình thường của chúng ta từ 8h30 sáng đến 5h30 chiều và  khi nào là thời điểm thích hợp nhất để nói chuyện khi làm việc từ xa ? Chúng ta đã chuẩn bị sẵn những thói quen sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả chưa ?

Điều này có nghĩa là nhân viên không chỉ có thể giải quyết các thách thức trong công việc khi thích hợp nhất mà còn có thể làm việc khi họ thấy hiệu quả nhất và có quyền truy cập vào nhóm của họ và các dự án của họ bất cứ khi nào có cơ hội. Và khi nhu cầu về sự tăng trưởng về năng suất cao, nhân viên làm việc giao tiếp và cộng tác nhiều hơn là rất lớn, cách thức tương tác như thế liệu có gây trở ngại cho doanh nghiệp ?

Vì thế câu hỏi đặt ra lớn nhất cho các nhà lãnh đạo là  “Các nhân sự trước đây đã quen với lối làm việc cũ, liệu họ đã có thể thích nghi nhanh với những phong cách làm việc “số” và cách ly mới hay chưa ? Việc lực lượng lao động đã có những kỹ năng hay quen với những việc sử dụng công nghệ để phát huy hết khả năng của mình để duy trì kết nối, làm việc với trẻ em ở nhà, sự mất kết nối xã hội và sức khỏe tâm thần… cũng là những thách thức hiện hữu. Vì thế, ở góc độ lãnh đạo, các doanh nghiệp cần phải có những chính sách động viên, đào tạo, truyền thông và lãnh đạo giúp nhân viên của mình vượt qua giai đoạn này.

Ngoài ra, một trong những thách thức chính đối với làm việc từ xa là sự cộng tác, tuân thủ tính kỷ luật. Nếu không có nó, nhân viên có thể cả ngày lướt mạng xã hội, xem youtube và đọc báo. KPI, thời hạn công việc chính là cách thức để các doanh nghiệp quản lý nhân viên trong môi trường làm việc từ xa, và nhân viên cần phải hoàn thành công việc tương tự từ xa như trong văn phòng. Việc thiếu cộng tác và kết nối sẽ dần kéo tụt năng lượng làm việc của toàn bộ tổ chức đi xuống dẫn đến hoạt động không hiệu quả. Nhân viên – và gia đình và bạn bè của họ – cần hiểu rằng làm việc tại nhà là công việc. Mặc dù nhiều nhà tuyển dụng cung cấp một số linh hoạt giờ làm việc vào bất kỳ ngày nào, nhưng công việc vẫn phải hoàn thành.

Chuyển đổi số không phải là về các công cụ hoặc quy trình số hóa, mà nhiều hơn là một tư duy thay đổi từ trên xuống dưới trong một tổ chức để đảm bảo doanh nghiệp có thể mở rộng, đáng tin cậy và có thể hoạt động ở chế độ lành mạnh bất kể thế giới thay đổi nhanh như thế nào.

Câu trả lời tùy thuộc vào việc các lãnh đạo doanh nghiệp đã sẵn sàng làm những điều cần thiết để doanh nghiệp của mình tồn tại trước những tác động biến đổi hay chưa?.

Tương lai doanh nghiệp chính là đây

Mặc dù khủng hoảng do Virus chưa lắng xuống, nhưng thực tế là các doanh nghiệp và thị trường khác nhau sẽ phải điều chỉnh các cách thức mới để tiến hành kinh doanh không đảm bảo an toàn cho lực lượng lao động của họ mà vẫn ở lại các doanh nghiệp và phục vụ cộng đồng và khách hàng của họ. Và gần đây chúng ta thấy nhiều dịch vụ mới đã phát triển mạnh mẽ trong thời điểm COVID-19 bùng phát :

• Thương mại điện tử
• Tiếp thị điện tử
• Sự kiện ảo
• Giáo dục trực tuyến và từ xa
• Hợp tác và hội họp từ xa
• Công cụ theo dõi công việc từ xa
• ….

Đó chỉ là những ví dụ về thị trường phải nhanh chóng theo dõi hành trình chuyển đổi của họ thông qua các công cụ, cơ sở hạ tầng, mô hình kinh doanh và trên hết là tư duy để phù hợp với trật tự thế giới mới đang đặt ra khi chúng ta là những cá nhân đang thích nghi với các điều kiện và thói quen mới. Đây cũng là một lời cảnh tỉnh cho các tổ chức đã tập trung quá nhiều vào nhu cầu hoạt động hàng ngày với ít chi phí đầu tư vào kinh doanh kỹ thuật số và khả năng phản ứng khi có biến động.

Lời khuyên của chúng tôi cho độc giả là hãy nghiêm túc xem xét việc đẩy nhanh các kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hãy tìm những chuyên gia có thể giúp bạn thực hiện chiến lược đúng đắn, các công cụ tốt nhất và có thể thực hiện kiểm tra sức khỏe hiện trạng của doanh nghiệp để xác định những gì bạn đã có và xây dựng lộ trình chuyển đổi số cho tổ chức. Hãy dũng cảm đối mặt với nó, thay đổi là không thể tránh khỏi, tuy nhiên sự thay đổi này sẽ mang lại nhiều giá trị bền vững cho doanh nghiệp sau này.

Bài tiếp theo : Sản xuất và kinh doanh linh hoạt trong cuộc khủng hoảng COVID-19