Tầm quan trọng của sự nhanh nhẹn trong kinh doanh ở thời điểm không chắc chắn

Robert Douglas, Giám đốc Kế hoạch tại Workday Adaptive Planning (Europe) về tầm quan trọng của sự nhanh nhẹn trong kinh doanh trong thời điểm không chắc chắn.

Đối với các công ty sản xuất hiện đại, điều hướng thành công thị trường toàn cầu ngày càng cạnh tranh và phụ thuộc vào việc tìm kiếm sự cân bằng giữa sự nghiêm ngặt và nhanh nhẹn trong kế hoạch. Mặc dù quy hoạch phức tạp, có cấu trúc cao luôn là một phần trong hoạt động kinh doanh của các nhà sản xuất, nhiều doanh nghiệp đã phải vật lộn để thực hiện cơ sở hạ tầng cần thiết để cho phép sửa chữa nhanh chóng và xem xét các trường hợp không lường trước được. Điều này đã trở nên rõ ràng hơn khi các doanh nghiệp sản xuất vật lộn với đại dịch đang diễn ra và đã chứng kiến ​​chuỗi cung ứng thay đổi dường như chỉ sau một đêm. Nhu cầu nhanh nhẹn trong sản xuất và kinh doanh chưa bao giờ quan trọng hơn.

Khi các tổ chức tiếp tục thích ứng với những thay đổi trong những tháng tới, khả năng thu thập, phân tích và báo cáo về dữ liệu chính xác, cập nhật và sử dụng nó để xây dựng các dự báo có thể hướng dẫn các hoạt động trên mặt đất là chìa khóa. Mặc dù việc đạt được điều này có vẻ quá sức với tốc độ thay đổi mà chúng ta hiện đang trải qua, nhưng nó có thể áp dụng năm practice sau đây :

Thiết lập hệ thống dự báo nhanh trong toàn bộ tổ chức

Nhiều tổ chức sản xuất tiếp tục thực hiện kế hoạch tài chính của họ với sự trợ giúp của bảng tính truyền thống. Mặc dù điều này có thể hoạt động tốt cho phân tích dự phòng riêng lẻ, nhưng nó làm cho các quy trình dự báo tốn thời gian và dễ bị lỗi một cách không cần thiết. 

Theo Hiệp hội các chuyên gia tài chính, các chuyên gia tài chính cho biết họ mất trung bình 77 ngày để hoàn thành ngân sách hàng năm và 20 ngày nữa để thực hiện dự báo. Không cần phải nói rằng một chu kỳ chậm có thể mang lại nhiều rủi ro về dự đoán tương lai doanh nghiệp khi có những vấn đề xảy ra, trong đó việc điều chỉnh kế hoạch nhanh là cần thiết một cách thường xuyên.

Điều mà các nhóm tài chính trong ngành sản xuất cần là khả năng dễ dàng điều chỉnh các phương pháp quản lý trong các mô hình của họ để đưa ra dự báo luôn luôn được quản trị, có thể sử dụng thông tin đó hướng dẫn các quyết định quan trọng trong kinh doanh. Điều này đòi hỏi một cơ sở hạ tầng lập kế hoạch tự động cao, có thể truy cập và có thể điều chỉnh, thu thập và xử lý dữ liệu trong đám mây.

Thiết lập một nguồn dữ liệu kinh doanh quan trọng cho toàn bộ tổ chức

Để một kế hoạch kinh doanh vững chắc theo thời gian, mọi người trong tổ chức cần có quyền truy cập vào một nguồn dữ liệu cập nhật duy nhất (VD : Data Warehouse, Data Lake) . Cần phải có sự liên kết hoàn toàn trên các số được sử dụng để phân tích. Điều này có thể nói dễ hơn làm, với tài chính nhìn thấy dữ liệu đến từ nhiều nguồn, chẳng hạn như sản xuất, hàng tồn kho và chi phí. 

Mặc dù ý nghĩa của dữ liệu này sẽ luôn đòi hỏi công việc phối hợp của các chuyên gia tài chính có tay nghề cao, công việc của họ trở nên khó khăn hơn khi sử dụng bảng tính bị ngắt kết nối, vì một số quyết định gần như chắc chắn sẽ bị trì hoãn hoặc dựa trên dữ liệu cũ.

Để đảm bảo không có tranh luận về dữ liệu nào là cập nhật và chính xác nhất, các tổ chức sản xuất sẽ cần phải rời khỏi bảng tính Excel và xem xét các công cụ chuyên dụng tự động kết hợp dữ liệu để điều khiển các mô hình chi phí hoặc hàng tồn kho tiêu chuẩn trong thời gian thực.

Làm việc với nhiều kịch bản ‘what-if’ toàn diện

Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải nhanh nhẹn. Để lập kế hoạch, điều này có nghĩa là có thể mô hình hóa nhiều kịch bản, toàn diện, ‘what-if’ có thể được sử dụng để đảm bảo tổ chức được chuẩn bị cho cả những tình huống khó xảy ra nhất. Ví dụ, các nhóm tài chính cần có khả năng xác định mức độ ảnh hưởng của tiền mặt trong Q4 do chu kỳ sản xuất dài hơn hoặc điều gì xảy ra theo thời gian nếu thời gian ngừng hoạt động của nhà máy tăng hoặc giảm.

Để đạt được điều này, các chuyên gia tài chính cần linh hoạt để nhanh chóng đưa ra nhiều kịch bản để khám phá tác động và đánh đổi của các quyết định khác nhau và giải quyết theo một hành động. Điều này đòi hỏi các mô hình dựa trên sự quản lý trải rộng toàn bộ các số liệu vận hành như sử dụng tài sản, thời gian chu kỳ và chi phí trực tiếp và gián tiếp.

Kiểu lập kế hoạch kịch bản phức tạp này có thể nhanh chóng và dễ dàng nhưng đòi hỏi một cơ sở hạ tầng CNTT mạnh mẽ có thể dễ dàng nâng cấp và truy cập thông qua đám mây.

Cung cấp cho các bên liên quan quyền truy cập tự phục vụ (selfservice) theo thời gian thực vào dữ liệu họ cần

Nghiên cứu cho thấy gần ba trong số bốn CFO xác định cộng tác là một sáng kiến ​​hàng đầu . Điều đó nói rằng, thông thường, khi các kế hoạch bị khóa trên ổ cứng lưu trữ của nhà phân tích kế hoạch tài chính, các nhà quản lý nhà máy gặp khó khăn khi truy cập KPI mà họ chịu trách nhiệm. Điều này tạo ra sự thiếu quyền sở hữu và trách nhiệm cho kết quả. Thay vì xem dữ liệu kinh doanh là của riêng họ, nó trở thành số lượng tài chính của thành phố.

Dữ liệu KPI quan trọng, cho dù đó là tỷ lệ tổn thất tại khu vực sản xuất hoặc số lượng khiếu nại của khách hàng, cần phải nằm trong tay của những người ra quyết định liên quan. Khi các câu hỏi ad hoc xuất hiện trên toàn tổ chức, việc trả lời chúng không cần phải liên quan đến các bài tập cuối tuần một lần dành cho nhóm tài chính.

Đảm bảo rằng các bên liên quan đảm nhận các kế hoạch là của riêng họ có thể khó khăn, tuy nhiên điều quan trọng là phải đảm bảo hệ thống lập kế hoạch đủ dễ dàng để những người bên ngoài tài chính sử dụng nếu cần thiết. 

Bảng điều khiển trực quan có thể đạt được điều này, vì các nhà quản lý nhà máy và những người khác có thể dễ dàng xem xét KPI ngay lập tức và thấy tác động của các quyết định của họ trong thời gian thực mà không cần liên quan đến nhóm tài chính.

Kết hợp các giả định  với các mô hình từ trên xuống để xác định các lỗ hổng trong kế hoạch

Khi nói đến việc xây dựng mô hình, các nhóm tài chính thường được lựa chọn giữa cách tiếp cận từ trên xuống, bắt đầu từ tốc độ tăng trưởng để đưa ra các giả định về tỷ lệ và tỷ lệ, hoặc từ dưới lên, liên quan đến một danh sách nhân sự chi tiết và chứng khoán giữ chi phí cấp đơn vị (SKU). 

Hướng dẫn từ các giám đốc điều hành và thành viên hội đồng quản trị có xu hướng nhìn từ trên xuống, muốn có một kế hoạch với các mục tiêu sản xuất, tốc độ tăng trưởng, mục tiêu ký quỹ, v.v. Nhưng để xây dựng một kế hoạch hoạt động có thể được thực hiện một cách hiệu quả đòi hỏi các giả định chi tiết, căn bản. Điều này có thể gây ra bế tắc cản trở sự nhanh nhẹn, dẫn đến chu kỳ lập kế hoạch chậm lại.

Trong những thời điểm không chắc chắn này, khi các nhà sản xuất đang phải đối mặt với áp lực to lớn từ mọi hướng, kết hợp các mô hình dựa trên mức tăng trưởng cao, từ trên xuống và lề với các mô hình hoạt động từ dưới lên chi tiết trong một nền tảng duy nhất là chìa khóa. Sau đó, các khoảng trống có thể được xác định dễ dàng hơn và sự khác biệt được điều hòa

Không có cách nào để dự đoán, hoặc kiểm soát, tình hình kinh tế hiện tại sẽ phát triển như thế nào, tuy nhiên năm thực tiễn này sẽ giúp các nhà sản xuất chuẩn bị cho mọi kịch bản có thể xảy ra trước mặt và đủ nhanh để điều chỉnh theo sự thay đổi, không thể tránh khỏi sự thay đổi .

Theo https://www.manufacturingglobal.com/