5 sai lầm phổ biến các công ty mắc phải khi hiện đại hóa ứng dụng ERP

Khi thị trường phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tiến đến mốc một phần tư thế kỷ, nhiều nhà sản xuất và các ngành công nghiệp sử dụng nhiều tài sản đang trải qua một chu kỳ nâng cấp hoặc làm mới. Với tầm quan trọng ngày càng tăng của Cloud Computing, tính di động, phân tích Dữ liệu lớn và Internet vạn vật công nghiệp (IIoT), các công ty này thường bị thúc đẩy bởi cạnh tranh hoặc quản lý cấp cao muốn thay đổi vị thế cạnh tranh của công ty, thông qua chuyển đổi số để trở thành công ty Sản xuất thông minh.

Công ty tư vấn LNS có nhiều khách hàng người dùng cuối thấy môi trường kinh doanh của họ thay đổi và các quyết định ứng dụng mà họ đưa ra một hoặc hai thập kỷ trước khiến họ có một danh mục công nghệ ngăn cản khả năng theo đuổi Chuyển đổi số.

Dữ liệu từ khảo sát IIoT của LNS cho thấy trong số gần 650 người được hỏi, 62% liệt kê chi tiêu cho ứng dụng doanh nghiệp là lĩnh vực đầu tư số một, qua phân tích Dữ liệu lớn và quản lý kiến ​​thức.  Thật không may, nhiều công ty đấu tranh với việc lựa chọn công nghệ ERP thế hệ tiếp theo của họ và gặp Những sai lầm phổ biến nhất làm cho dự án trở nên rất khó hiện thực hoá. Vậy thì đó là gì ?

Không xem xét cách thức kinh doanh đã thay đổi

Đây là một sai lầm điển hình khi một doanh nghiệp thay thế ERP vì những thay đổi trong bối cảnh nhà cung cấp sẵn có. Đã có rất nhiều hoạt động sáp nhập và mua lại (M & A) trong thị trường ERP và, trong một số trường hợp, các nhà cung cấp ERP đã được mua lại nhiều lần. Sản phẩm của nhà cung cấp bị loại bỏ bởi chủ sở hữu mới hoặc bị đầu tư thấp và không theo kịp thị trường.

Đối với nhiều người dùng cuối phải đối mặt với sự cần thiết phải thay đổi nhà cung cấp, một lỗi phổ biến là chỉ thay thế những gì họ có, mà không xem xét các điều chỉnh có thể có đối với các quy trình hoặc những điều mọi người cần phải thực hiện ngày hôm nay.

Thông thường các công ty ghi lại các quy trình hiện có khi chúng hoạt động theo ERP hiện tại và sử dụng đó làm định nghĩa yêu cầu chức năng cho hệ thống mới. Trong nhiều trường hợp, không biết đến quản lý hoặc CNTT, các nhóm vận hành hoặc nhà phát triển đã phát triển các cách giải quyết để khắc phục các hạn chế của hệ thống.

Vì vậy, các công ty đã tự giới hạn cách thức hoạt động của hệ thống hiện tại và những quan niệm sai lầm về cách sử dụng nó làm tăng rủi ro rằng họ sẽ đầu tư vào công nghệ mới với cùng những hạn chế.

Không có kế hoạch cho sự tăng trưởng

Trong thị trường doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), một sai lầm phổ biến là giả định rằng doanh nghiệp đang trên một quỹ đạo tăng trưởng tuyến tính. Đối với một công ty đã chứng kiến ​​sự tăng trưởng nhất quán và có thể dự đoán được trong quá trình phục hồi kinh tế, có sự cám dỗ để ngoại suy sự tăng trưởng đó từ năm đến mười năm và đặt ra khả năng mở rộng hệ thống trong tương lai. Điều này không nhận ra hai điều kiện tiềm năng có thể làm mất hiệu lực giả định.

Thứ nhất, doanh nghiệp có thể phát triển phi tuyến tính vì nhiều lý do; Hoạt động M & A, sự sụp đổ đột ngột của một sản phẩm hoặc công ty cạnh tranh, thị trường hay chỉ là đúng lúc, đúng lúc.

Thứ hai, công ty có thể định nghĩa lại thị trường và vượt lên trước đối thủ thông qua Chuyển đổi số.

Trong thực tế, nó có thể là một cái gì đó mà các nhà quản lý có thể đã cố gắng để đạt được. Thành công ở một trong hai mặt có thể có nghĩa là giải pháp được chọn để hỗ trợ tăng trưởng 10% hàng năm đột nhiên bị áp đảo khi phải đối mặt với phạm vi gấp đôi hoặc gấp ba, chỉ sau một đêm.

Cho dù đó là toàn cầu hóa đột ngột cần nhiều ngôn ngữ và hỗ trợ tiền tệ, việc tăng cường độ lớn trong SKU sản phẩm hoặc địa điểm nhà máy, hoặc chỉ tăng trưởng theo số nhân viên, không có dự trù cho điều bất ngờ có thể là một sai lầm nghiêm trọng.

Không tin vào điện toán đám mây

Tất nhiên, một cách để giảm thiểu vấn đề được mô tả ở trên là triển khai ERP của bạn trong Đám mây. Nền tảng đám mây phù hợp có thể giúp một công ty quay vòng các nhà máy mới hoặc mở rộng quy mô của hệ thống một cách dễ dàng. Vấn đề là, một số công ty bám vào ý tưởng rằng cách duy nhất để duy trì sự riêng tư của dữ liệu của họ là kiểm soát toàn bộ phần mềm trên phần cứng đặt tại các cơ sở của họ. Mặc dù tiền đề là cách thức chính mà ERP đã được triển khai trong quá khứ, tương lai có vẻ rất khác.

Dữ liệu khảo sát của Công ty tư vấn LNS cho thấy ngày nay, hơn 70% người dùng triển khai on premise nhưng trong tương lai, con số đó sẽ thay đổi thành tỷ lệ 50/50 giữa tiền đề và được lưu trữ trong một số hình thức triển khai Đám mây.

Một số nhà cung cấp ERP mà Công ty tư vấn LNS theo dõi đang báo cáo rằng các bản cài đặt Cloudfield mới cung cấp vượt trội so với cài đặt tại cơ sở theo tỷ lệ 2: 1. Có rất ít công ty có thể biện minh cho việc không xem xét việc cung cấp chỉ dành cho Đám mây hoặc ít nhất là kết hợp Đám mây lai và tiền đề trong tương lai.

Đây là một công ty hiếm, đặc biệt là trong lĩnh vực SMB, có thể đạt được mức độ bảo mật tương tự vốn có trong các giải pháp cơ sở hạ tầng Đám mây chạy tốt nhất hiện nay.

Nghĩ rằng ERP có thể làm tất cả

ERP đã phát triển từ gói ứng dụng lập kế hoạch yêu cầu vật chất và tài chính (MRP) kết hợp để bao gồm vòng đời sản phẩm (PLM), nguồn nhân lực (HR), quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý chuỗi cung ứng (SCM). Ngay cả với một dấu ấn rộng lớn như vậy, nhiều công ty công nghiệp đã hạn chế nghĩ về ERP như là mức độ cao nhất của ứng dụng máy tính.

Họ đăng ký mô hình sản xuất tích hợp máy tính cũ (CIM) được phân cấp. Với các khả năng của Cloud, IIoT và Big Data phổ biến tại khu vực sản xuất cũng như tại trụ sở công ty, chức năng Quản lý hoạt động sản xuất (MOM) hiện là một ứng dụng chéo nhiều hệ thống với nhau.

Dữ liệu khảo sát của Công ty tư vấn LNS cho thấy phần lớn (51%) người dùng đang tìm kiếm ERP để giải quyết những thành phần quan trọng trong chiến lược MOM của họ (Bao gồm quản lý sản xuất, theo dõi sản xuất, quản trị chất lượng,… ) Mà quên rằng Core Function chính của ERP là dùng để hoạch định những vấn đề liên quan đến kinh doanh, tài chính.

Với việc bổ sung các phân tích dự đoán cho hầu hết các ứng dụng ERP / Quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM), LNS thấy các ứng dụng phần mềm doanh nghiệp này trở thành thành phần chính của chiến lược Quản lý hiệu suất tài sản (APM).

Việc chọn một nhà cung cấp ERP có các chức năng hẹp đòi hỏi nhiều tích hợp để đạt được cùng chức năng mà nhiều giải pháp của một nhà cung cấp hiện cung cấp trên toàn phổ. Đó không phải lúc nào cũng là một chiến lược tồi, nhưng đó là một chiến lược nên được đưa ra như một quyết định có ý thức, không phải là một quyết định mà công ty ủng hộ vì sự lựa chọn kém của nhà cung cấp ERP.

Quên yếu tố con người và quy trình mới trong các dự án ERP

Có rất nhiều sự cường điệu thị trường về sự hội tụ CNTT / OT.  Thực tế là các nhà cung cấp đôi khi làm cho nó có vẻ như chuyển đổi số là tất cả về công nghệ, vì đó là những gì người bán hàng muốn bán.

Nhưng nếu bạn nhìn vào những sai lầm được liệt kê ở trên, có thể thấy rõ rằng công nghệ là chìa khóa chỉ trong một trong các thành phần chuyển đổi số. ERP chỉ là một phần khác của công nghệ. Bất kỳ sáng kiến ​​làm mới hoặc nâng cấp ERP nào cũng phải giải quyết mọi người và xử lý các mối quan tâm, để mọi người, quy trình và công nghệ được liên kết tốt với nhau. Khi lập kế hoạch dự án ERP, đừng phạm sai lầm biến nó thành trách nhiệm của nhóm này hay nhóm khác mà là của toàn bộ tổ chức.

Thay vào đó, hãy nghĩ về bất kỳ dự án nào, không chỉ là làm mới ERP, như một cơ hội để tái cấu trúc hỗ trợ đối với một doanh nghiệp được kích hoạt kỹ thuật số. Nhiều triển khai ERP ban đầu là CNTT và CFO dẫn đầu, sau đó được đẩy lên ban quản trị công ty, và khi có sự cam kết của ban lãnh đạo thì ERP mới thành công.

Nguồn : Dan Miklovic – Member at The Analyst Syndicate