Working Smarter by IoT & Digital Transformation

RPA là gì ? Ứng dụng RPA như thế nào ? Khác biệt giữa RPA và BPM là gì ?

1 747

Tự động hóa quy trình bằng robot – RPA là gì?

RPA là công nghệ cho phép mọi người ngày nay có thể định cấu hình phần mềm máy tính, hoặc một robot Robot, mô phỏng và tích hợp các hành động của con người tương tác trong các hệ thống kỹ thuật số để thực hiện quy trình kinh doanh.

Robot RPA sử dụng giao diện người dùng để thu thập dữ liệu và thao tác với các ứng dụng giống như con người. Họ diễn giải, kích hoạt phản hồi và liên lạc với các hệ thống khác để thực hiện trên nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại.

Mỗi hệ thống RPA phải bao gồm ba khả năng được nêu dưới đây:

  • Giao tiếp với các hệ thống khác theo bất kỳ cách nào để loại bỏ màn hình hoặc tích hợp API.
  • Ra quyết định
  • Giao diện lập trình bot.

Không bắt buộc phải có kỹ năng lập trình để sử dụng Công cụ RPA. Tổ chức quy mô lớn, nhỏ cũng như có thể sử dụng các công cụ RPA, nhưng các tổ chức này sẽ có thể phụ thuộc nhiều vào phần mềm.

Lợi ích của RPA

Các loại RPA – tự động hóa quá trình bằng robot

Dưới đây là các loại RPA khác nhau:

  • Tự động hóa có giám sát : Những công cụ này sẽ cần sự can thiệp của con người trong khi thực hiện các quy trình tự động hóa.
  • Tự động hóa không giám sát: Những công cụ này thông minh và có khả năng tự ra quyết định.
  • Hybrid RPA: Những công cụ này sẽ có khả năng kết hợp của cả công cụ tự động tham dự và không giám sát.

Các ngành sử dụng RPA :

Tự động hóa quá trình robot chủ yếu được sử dụng trong các ngành Ngân hàng, Bảo hiểm, Bán lẻ, Sản xuất, Y tế và Viễn thông.

  • Chăm sóc sức khỏe: Trong ngành chăm sóc sức khỏe, nó sẽ giúp trong các cuộc hẹn, nhập dữ liệu của bệnh nhân, yêu cầu xử lý, thanh toán, v.v.
  • Bán lẻ: Đối với ngành bán lẻ, nó giúp cập nhật đơn hàng, gửi thông báo, vận chuyển sản phẩm, theo dõi lô hàng, v.v.
  • Viễn thông : Đối với ngành viễn thông, nó sẽ giúp giám sát, quản lý dữ liệu gian lận và cập nhật dữ liệu khách hàng.
  • Ngân hàng: Ngành ngân hàng sử dụng RPA để đạt hiệu quả cao hơn trong công việc, tính chính xác trong dữ liệu và bảo mật dữ liệu.
  • Bảo hiểm: Các công ty bảo hiểm sử dụng RPA để quản lý các quy trình làm việc, nhập dữ liệu của khách hàng và cho các ứng dụng.
  • Sản xuất: Đối với ngành sản xuất, các công cụ RPA giúp làm thủ tục chuỗi cung ứng. Nó giúp thanh toán các tài liệu, Quản trị, Dịch vụ khách hàng và hỗ trợ, Báo cáo, Di chuyển dữ liệu, v.v.

Ứng dụng của RPA là gì ?

Robotics là cơ sở để “ảo hóa lực lượng lao động.” Nó có thể mô phỏng các nhiệm vụ giao dịch, hành chính, mang lại độ chính xác và tốc độ cao hơn. Đối với các công ty bảo hiểm nhân thọ, tài chính, ngân hàng, kiểm toán, sản xuất, công nghệ thông tin, RPA đưa ra bằng chứng thuyết phục và hứa hẹn những lợi ích vượt ra ngoài việc giảm chi phí, hiệu quả hoạt động và tiêu chuẩn hóa. Hãy xem tiềm năng ứng dụng RPA trong một số ngành sau đây:

RPA có thể được sử dụng để tự động hóa các quy trình mang một hoặc một vài hoặc các đặc tính sau:

  • Lặp đi lặp lại
  • Dễ bị lỗi
  • Dựa trên quy tắc
  • Có liên quan đến dữ liệu số
  • Khắt khe về thời gian và theo mùa vụ

Các chức năng chung của RPA bao gồm:

  • Mở các ứng dụng khác nhau như email, di chuyển tệp, v.v.
  • Tích hợp với các công cụ hiện có.
  • Thu thập dữ liệu từ các cổng web khác nhau.
  • Xử lý dữ liệu bao gồm tính toán, trích xuất dữ liệu, v.v.

7 ứng dụng của RPA trong sản xuất thường gặp

Lợi ích của giải pháp RPA trong doanh nghiệp là gì ?

Lợi ích của RPA : một robot phần mềm RPA không bao giờ ngủ, không mắc lỗi và chi phí thấp hơn nhiều so với nhân viên.

  • Giảm chu kỳ thời gian và cải thiện thông lượng
  • Tính linh hoạt và khả năng mở rộng
  • Độ chính xác được cải thiện
  • Tinh thần nhân viên được cải thiện – cho phép họ tập trung vào những công việc gia tăng giá trị
  • Cho phép dành thời gian để đổi mới và tập trung vào sự hài lòng của khách hàng
  • Thu thập dữ liệu chi tiết với độ chính xác cao
RPA Benefit

RPA cung cấp cho các tổ chức khả năng giảm chi phí nhân sự và lỗi của con người . David Schatsky, giám đốc quản lý tại Deloitte LP, chỉ ra kinh nghiệm của một ngân hàng khi thực hiện RPA, trong đó ngân hàng đã thiết kế lại quy trình yêu cầu của mình bằng cách triển khai 85 bot để chạy 13 quy trình, xử lý 1,5 triệu yêu cầu mỗi năm. Ngân hàng đã bổ sung năng lực tương đương với hơn 200 nhân viên toàn thời gian với khoảng 30% chi phí tuyển dụng thêm nhân viên.

Sự khác biệt chính giữa RPA và BPM

Ngược lại với các giải pháp IT truyền thống khác, RPA cho phép các tổ chức tự động hóa với một phần chi phí và thời gian gặp phải trước đây. RPA cũng không xâm phạm về bản chất và tận dụng cơ sở hạ tầng hiện có mà không gây gián đoạn cho các hệ thống cơ bản, điều này sẽ rất khó khăn và tốn kém để thay thế.

Với RPA, hiệu quả chi phí và tuân thủ không còn là chi phí vận hành mà là sản phẩm phụ của tự động hóa.

“Tự động hóa quy trình bằng robot – RPA có thực sự là một điều mới?” Chúng tôi nhận được câu hỏi đó rất nhiều. Nếu bạn đang tìm kiếm một công nghệ hoàn toàn mới lạ do vũ trụ truyền lại. Nguồn gốc của RPA có thể được truy tìm thông qua sự phát triển của robot phần mềm, do đó, nó có thể trông giống với tiền thân của nó , hoặc một trong những người anh em họ của nó, như quản lý quy trình kinh doanh BPM.

So sánh RPA và BPM

BPM (đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau với tự động hóa quy trình kinh doanh) không phải là một phần mềm cụ thể mà là một cách tiếp cận hợp lý hóa các quy trình kinh doanh để đạt được hiệu quả và giá trị tối đa. Đây là một cái nhìn sâu sắc về cách các quy trình đang hoạt động, xác định các khu vực để cải thiện và xây dựng các giải pháp – thường là từ đầu. BPM là về việc đảm bảo cơ sở hạ tầng của các quy trình kinh doanh của bạn là vững chắc.

RPA, mặt khác, được thiết kế để vận hành các quy trình như con người, vì vậy nó tồn tại ở cấp bề mặt nhiều hơn . Nó nhanh hơn để thực hiện, sẵn sàng sử dụng với hầu hết mọi phần mềm và dễ dàng thay đổi hoặc cập nhật để thích ứng với thế giới đang thay đổi. Theo như chúng tôi thấy, RPA và BPM không xung đột với nhau. Cả hai đều có cùng một mục tiêu với các chiến lược thực hiện khác nhau.

Mặc dù bạn chắc chắn có thể sử dụng RPA để xử lý các quy trình tần số cao đã được thực hiện trước đây bởi con người, nhưng có lẽ điều thực sự cần thiết là đại tu quy trình làm việc của bạn. Ví dụ, nếu một loại giao dịch nhất định tạo ra bánh mì và dịch vụ của tổ chức của bạn, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng quy trình đó chặt chẽ, hiệu quả và khép kín nhất có thể. Có những lúc bạn phải tự chuyển đổi quy trình thay vì dựa vào sửa lỗi cấp độ bề mặt. Đó là thời gian để sử dụng BPM.

Tất nhiên, tất cả chúng ta đều biết rằng việc chuyển đổi cấu trúc kinh doanh không phải lúc nào cũng khả thi. Nó đòi hỏi rất nhiều sự phát triển và rất nhiều sự đầu tư (thời gian và tiền bạc). Bạn có thể không có sự sang trọng để xây dựng từ mặt đất lên. Đó là khi RPA có thể là giải pháp phù hợp nhất. Nếu không có gì khác, bạn có thể sử dụng RPA để tiếp tục hoạt động trong khi điều tra sửa chữa sâu hơn.

Tự động hóa quá trình bán hàng

Mỗi doanh nghiệp cần bán để tồn tại. các vấn đề trong hoạt động bán hàng có thể dẫn đến khiếu nại của khách hàng hoặc bán với giá giảm do lỗi văn thư.

Tự động hóa hoàn tất quy trình hoạt động bán hàng giúp loại bỏ các lỗi này và cung cấp dịch vụ nhanh chóng cho khách hàng của bạn. Vì tự động hóa quy trình bán hàng nhanh hơn quy trình thủ công, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn sớm hơn, dẫn đến thanh toán sớm hơn và dòng tiền được cải thiện. Đây cũng có thể là quy trình đơn giản hơn để tự động hóa vì nó chủ yếu dựa vào dữ liệu có cấu trúc của công ty để tạo hóa đơn được gửi cho khách hàng.

Thanh toán tiền

Do quy trình mua sắm thanh toán bao gồm trích xuất dữ liệu hóa đơn và thanh toán từ nhiều hệ thống như lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), ngân hàng, nhà cung cấp, công ty hậu cần và vì không phải tất cả các hệ thống này đều cung cấp các phương thức tích hợp dễ dàng mà họ thường liên quan một số hình thức lao động thủ công. RPA bot có thể lấp đầy khoảng trống tích hợp. Vì chúng hoạt động ở mặt trước, chúng có thể cung cấp một cách dễ dàng để tự động hóa tích hợp.

Với việc mua sắm hoàn toàn tự động để trả tiền, bạn có thể đảm bảo rằng các hoạt động mua sắm tốt nhất được tuân thủ và có một nguồn sự thật duy nhất cho tất cả các giao dịch.

Đây là một trường hợp nghiên cứu về xử lý hóa đơn, một trong những hoạt động quan trọng của quy trình mua sắm phải trả tiền.

Case study triển khai RPA của Hitachi

Bot Tương tác trên portal của khách hàng

Hầu hết các doanh nghiệp B2C đều có quy trình đưa lên máy khách rất quan trọng để giảm chi phí và khiến khách hàng bắt đầu sử dụng sản phẩm.

Sử dụng OCR và tự động hóa nhận thức, hầu hết các hành động trên tàu của khách hàng có thể được hoàn thành ngay lập tức ngay cả trong các công ty dựa trên các hệ thống cũ, cải thiện đáng kể trải nghiệm của khách hàng.

Di chuyển và nhập dữ liệu

Các hệ thống kế thừa vẫn thực hiện các chức năng quan trọng tại các công ty. Ví dụ, các hệ thống thanh toán cũ cần phải giao tiếp với các hệ thống khác và các hệ thống đó có thể không có khả năng lấy dữ liệu liên quan từ API. Trong những trường hợp như vậy, nhân viên di chuyển thủ công dữ liệu bằng các định dạng như CSV. RPA có thể ngăn chặn lao động thủ công như vậy và các lỗi văn thư tiềm năng mà nó mang lại.

Hơn nữa, các hệ thống như vậy giữ dữ liệu theo dữ liệu cho phép phân tích và ra quyết định được cải thiện. Chúng ta đang sống trong một ngày mà ngay cả tiếp thị có 5000 ứng dụng để lựa chọn. RPA có thể giúp tích hợp các ứng dụng và cho phép phân tích tổng thể hơn.

Cập nhật dữ liệu

Hầu hết các bộ phận bao gồm nhân sự, dịch vụ khách hàng và tiếp thị thường xuyên cần cập nhật dữ liệu khách hàng / nhân sự luôn thay đổi. Thiết lập bot để tự động cập nhật dữ liệu liên quan từ biểu mẫu hoặc email có thể đảm bảo rằng các bộ phận có thể truy cập dữ liệu mới và chính xác.

Xác thực dữ liệu

Hầu hết các điều khiển xác nhận dữ liệu có thể được nhúng trong cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, có các tác vụ xác thực dữ liệu như kiểm tra chéo dữ liệu đối với dữ liệu có sẵn công khai, trong đó tự động hóa RPA phù hợp hơn các công cụ khác

Trích xuất dữ liệu từ các tệp PDF, tài liệu được quét và các định dạng khác

Quét màn hình, OCR (Nhận dạng ký tự quang học) và các công nghệ nhận dạng mẫu cơ bản cho phép trích xuất dữ liệu từ hầu hết mọi định dạng, giảm nhu cầu nhập dữ liệu.

Quét ký tự quang học OCR

Chuẩn bị và phát hành báo cáo định kỳ

Mỗi doanh nghiệp yêu cầu báo cáo thường xuyên để thông báo cho người quản lý và đảm bảo nhóm nhận thức được tiến trình của họ. Chuẩn bị các báo cáo như vậy và gửi chúng qua mỗi tuần hoặc mỗi tháng không tốn nhiều công sức nhưng nó làm nhân viên mất tập trung. Các giải pháp RPA có thể dễ dàng tự động tạo báo cáo, phân tích nội dung của chúng và dựa trên nội dung, gửi email cho các bên liên quan.

Ví dụ, một báo cáo của một nhà khai thác viễn thông cho thấy các khu vực có vấn đề kết nối có người nhận khác nhau dựa trên mức độ nghiêm trọng của nó. CTO nên được sao chép trong các báo cáo có vấn đề quan trọng và người đứng đầu mạng phải được sao chép trong các báo cáo có vấn đề lớn. Các bot RPA có thể phân tích các báo cáo để sửa đổi người nhận theo các tiêu chí được cung cấp.

Tạo email hàng loạt

Các email hàng loạt dựa trên dữ liệu từ nhiều hệ thống rất đau đớn để sản xuất thủ công. Đặc biệt nếu bạn đang gửi chúng thường xuyên, hãy xem xét tự động hóa quy trình.

Sự khác biệt giữa RPA và AI ( Robotics Process Automation Vs AI)

Đăng ký để nhận ebook
Đăng ký để nhận ebook "Những điều cơ bản cần biết về Smart Factory và công nghệ IoT" từ chúng tôi.
Đăng ký để được nhận ebook "Những điều cơ bản cần biết về Smart Factory và công nghệ IoT".

Để lại bình luận

Địa chỉ email của bạn sẽ không được công bố.